Com este artigo nossa intenção é ajudar e orientar pequenas empresas que não têm a prática do controle de estoque, para que deem a devida atenção e iniciem este tipo de controle. A abordagem aqui será mais voltada para estoque de mercadorias, varejo e atacado, embora muita coisa sirva para gestão de matéria prima – que é mais voltada para indústrias. Também não serão abordados tipos de métodos de controle e custos, atendendo métodos contábeis e fiscais. É um conteúdo mais enxuto, com um modelo de planilha de controle de estoque para quem não tem um software!
O controle de estoque é uma área muito importante de uma empresa, grande ou pequena, pois é através dele que ela será capaz de prever o quanto que será necessário comprar no próximo pedido ao fornecedor, além de fornecer informações úteis sobre as vendas… O principal objetivo do controle de estoque “é otimizar” o investimento em estoques, aumentando o uso eficiente dos meios internos de uma empresa, e minimizar as necessidades de capital investido em estoque”… – Wikipédia.
Em busca de uma boa gestão, sempre objetivando o lucro, o diretor, gerente ou responsável de uma empresa precisa estar atento a várias coisas. Destaco aqui uma das questões que nem todos os administradores dão a devida atenção: trata-se do controle de estoque ou gestão de estoque.
Gestão de estoque é mais um item a ser considerado como parte na formação de lucros, pois se a empresa faz uma boa a gestão de estoque está otimizando recursos e com isto pode ser mais competitiva, consequentemente podendo vender mais.
Com estes recursos bem gerenciados pode-se usar o dinheiro também para investir em outros setores da empresa. Então, o objetivo do controle de estoque é otimizar o investimento em estoque de forma que não comprometa o capital de giro da empresa.
Estoque é dinheiro. Portanto, se existe muito estoque parado é dinheiro que não circula na empresa, por outro lado, também não se pode deixar faltar produto, e este é o desafio. Então, a empresa precisa trabalhar com uma gestão que atenda o equilíbrio!
Este ponto de equilíbrio deve estar ligado com as metas de vendas, além de muito bem conectado com outros setores, como vendas e compras, que precisam saber o momento e a quantidade certos a comprar (além de comprar pelo melhor preço). Também está ligado à logística, local e espaço correto para armazenamento, entrada e saída/entrega dos produtos.
Um produto perecível, além de ser mais sensível e ter um prazo mais curto de validade, geralmente precisa de local mais adequado do que outros produtos, como móveis, peças, roupas etc.
Deve-se lembrar que conforme o produto e o tipo de espaço que ele exige para o armazenamento, o custo variará, como no caso de uma câmara fria utilizada para guardar leite e seus derivados, sorvetes, carnes, etc., que tem um determinado custo, já um galpão para guardar peças, móveis, eletrodomésticos e equipamentos de informática, tem outro tipo de custo.
Um dos objetivos é ter a quantidade certa de produtos em estoque para atender e entregar rapidamente ao seu cliente.
No desafio de fazer uma gestão que não fique com o produto parado por muito tempo, mas que também não deixe faltar, é preciso calcular uma margem de segurança. Este é um controle onde a empresa define uma quantidade mínima (estoque mínimo) para cada ítem e ao atingir esta quantidade o sistema ou planilha de estoque já sinaliza o momento de comprar (reposição do produto).
Mais uma vez a importância de um bom controle e planejamento.
Seus fornecedores também têm o tempo deles para produção e entrega. Sua empresa está longe ou perto do fornecedor? Sua empresa tem uma rede de fornecedores? Faz tomada de preços com frequência?
Quem tem produtos perecíveis, onde o prazo de validade é menor, qualquer erro poderá acarretar em perda/desperdício dos produtos e isso significará dinheiro indo para o ralo, dinheiro perdido.
Ao fazer um bom planejamento e controle pode-se ganhar mais dinheiro, como por exemplo, sabendo da sazonalidade de certo produto. Ao chegar o verão, comprar mais sorvetes e demais produtos que se vendem nesta época é uma decisão acertada. O mesmo vale para artigos da temporada de inverno.
Um bom controle de estoque com disciplina e planejamento serve de inventário, de auditoria. Em determinado período, ou a qualquer momento, um bom controle tem que fornecer ao gestor da empresa a quantidade em estoque, validade dos produtos e valor total em dinheiro. Então, a gestão de estoque precisa:
Com planejamento, a empresa não corre o risco, por exemplo, de comprar pouco de um produto e muito de outro, comprometendo valores financeiros, pois estoque é parte do capital de giro da empresa.
Controle de estoque economiza tempo, evita erros e possíveis desvios, ou seja, mais uma vez cuidando do seu dinheiro. Então é fundamental para sobrevivência, principalmente de pequenas empresas.
Depois de alguns anos ou períodos de boa gestão de estoque a empresa já terá informações valiosas para decisões estratégicas. Exemplo: terá informações de quantidades vendidas em períodos de sazonalidade, podendo planejar compras e promoções com base nos históricos.
Inicialmente controlar o estoque parecia ser SOMENTE entrada e saída, não é mesmo? Mas não é tão simples assim. Pois trata-se de muito planejamento para funcionar bem. É dinheiro em jogo, satisfação do cliente que pode receber um produto na hora da compra, ou muito rapidamente e em boas condições.
Portanto, toda esta gestão apresentada acima, se bem feita, com certeza irá influenciar de maneira positiva na formação do preços de venda dos produtos da empresa, ou seja, com maior controle e menor custo seu preço de venda será mais competitivo, podendo vender mais e ter mais lucros.
Caso sua empresa não tenha controle formal de estoque ou ainda não possa investir em um software gerencial que contemple controle de estoque, baixe a planilha que criamos para ajudá-lo (preencha o formulário do início desse post).
Considerando a importância deste controle quando a planilha já não atender mais a empresa, vale a pena investir em um software de gestão empresarial. Existem bons programas on-line (inclusive com valores bem acessíveis). Ao pesquisar, você deverá achar um mais adequado à sua empresa.
Espero que este material ajude você e sua empresa a iniciar e dar sequência neste tão importante controle de estoque.
Sucesso!
